1. Wie is verantwoordelijk?
Partnerbase, beheerd door David Karani, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het platform. Voor privacyvragen of een verzoek kun je mailen naar david.kimurie@gmail.com.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van partner-base.nl, beheerders, uitgenodigde partners, gebruikers van een partneraccount en personen die via een referrallink worden uitgenodigd.
3. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je Partnerbase gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, accountrol en sessiegegevens;
- bedrijfsnaam, KvK-nummer, winkeltoewijzingen en samenwerkingsafspraken;
- bol.com-winkelgegevens, omzet, bestellingen, facturen, uitbetalingen en andere gegevens die via de Retailer API of een upload worden aangeleverd;
- Retailer API-clientgegevens, die versleuteld worden opgeslagen;
- contracten, facturen, spreadsheets, CSV-bestanden, afbeeldingen en andere documenten die een beheerder uploadt;
- vragen en antwoorden aan de beheerder of Bas Bot, algemene mededelingen, leesstatus en voortgang in de beginnersguide;
- bij referrals: naam en e-mailadres van de ontvanger, uitnodigingsstatus, accountstatus, KvK-nummer, beloningsstatus en het IBAN van de aanbrenger voor uitbetaling;
- technische gegevens zoals tijdstip, IP-adres, browserinformatie en beveiligings- of foutlogboeken.
4. Waarom verwerken we deze gegevens?
We verwerken gegevens om accounts en beveiligde toegang te leveren, winkels aan gebruikers te koppelen, omzet en financiële gegevens te tonen, documenten en taken beschikbaar te maken, vragen en mededelingen af te handelen, AI-ondersteuning via Bas Bot te geven, referrals te registreren en het platform te beveiligen en verbeteren.
De rechtsgrond is, afhankelijk van de verwerking: uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen, het voldoen aan een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang zoals beveiliging en beheer, of toestemming wanneer die wettelijk nodig is.
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld voor zover dat nodig is met:
- technische dienstverleners voor hosting, databases, bestandsopslag, beveiliging en e-mailbezorging;
- OpenAI wanneer je Bas Bot gebruikt; je gekozen categorie, vraag en het relevante deel van de beginnersguide worden dan verwerkt om een antwoord te maken;
- bol.com wanneer de Retailer API of een koppeling met bol.com wordt gebruikt;
- professionele adviseurs, accountants of overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
- beheerders en partners binnen de grenzen van hun rol en toegewezen winkels.
Met verwerkers worden passende afspraken gemaakt. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we een wettelijk erkend doorgiftemechanisme en passende waarborgen.
6. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Account- en samenwerkingsgegevens blijven in beginsel bewaard zolang het account of de samenwerking actief is en gedurende een redelijke afwikkeltermijn daarna. Uitnodigingstokens verlopen na zeven dagen en sessies uiterlijk na dertig dagen.
Financiële administratie, facturen en andere fiscaal relevante gegevens kunnen zeven jaar worden bewaard. Voor gegevens die onder een bijzondere wettelijke regeling vallen, zoals bepaalde OSS-administratie, kan een langere termijn gelden. Beveiligingsgegevens bewaren we alleen zolang ze nodig zijn voor onderzoek, bescherming en het voorkomen van misbruik.
7. Cookies en sessies
Partnerbase gebruikt functionele cookies of vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om je ingelogd te houden en het platform veilig te laten werken. We gebruiken geen marketingcookies. Als dit in de toekomst verandert, wordt vooraf passende informatie en waar nodig toestemming gevraagd.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Wachtwoorden worden gehasht en API-gegevens en IBAN’s worden versleuteld opgeslagen. Verbindingen zijn beveiligd en toegang wordt beperkt op basis van rol en toegewezen winkel. Geen enkel systeem is volledig risicovrij; meld een vermoeden van misbruik direct via het contactadres.
9. Jouw privacyrechten
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of toestemming intrekken. Mail je verzoek naar david.kimurie@gmail.com. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Gegevens van anderen
Vul je gegevens van iemand anders in, bijvoorbeeld bij een referral, dan bevestig je dat je die persoon hierover mag benaderen en dat je de gegevens rechtmatig aan Partnerbase verstrekt. Gebruik referrals niet voor ongevraagde massamail of andere vormen van spam.
11. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen als het platform, onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers via het platform of per e-mail.